Chức năng nhiệm vụ

QUY TRÌNH
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Đào tạo tại chức trường Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh

Phần I

VỊ TRÍ CHỨC NĂNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN
A. Vị trí, chức năng
1. Phòng Đào tạo Tại chức là một đơn vị chức năng trực thuộc Trường Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh. 
2. Phòng Đào tạo Tại chức có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng về chiến lược phát triển, công tác quản lý đào tạo đại học hệ vừa làm vừa học (VLVH). Tổ chức thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý đào tạo bậc đại học hệ VLVH thuộc trách nhiệm và thẩm quyền được Hiệu trưởng giao.

B. Đối tượng thực hiện
1. Quy trình này được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Đào tạo tại chức đã được Hiệu trưởng trường Đại học Ngân hàng Tp. Hồ Chí Minh phê duyệt theo Quyết định số 120/QĐ-ĐHNH ngày 10 tháng 02 năm 2015.
2. Quy trình này áp dụng cho toàn thể cán bộ, viên chức thuộc phòng Đào tạo tại chức tổ chức triển khai thực hiện.

Phần II
NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN 
1. Lập kế hoạch duy trì và phát triển nguồn tuyển sinh, mở rộng quan hệ tìm kiếm và khảo sát địa bàn liên kết, hợp tác đào tạo với các trường; tổ chức tuyển sinh theo chỉ tiêu thông báo hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo (BGD&ĐT).
2. Xây dựng kế hoạch giảng dạy, thi kết thúc học phần (KTHP), thi tốt nghiệp theo học kỳ và năm học phù hợp với đặc thù của loại hình đào tạo đại học VLVH.
3. Tổ chức phân công cán bộ quản lý lớp học, phổ biến Quy chế đào tạo đại học VLVH và các qui định của trường cho sinh viên, lập sổ nhật ký giảng dạy. 
4. Phối hợp với các đơn vị có liên quan trong và ngoài trường tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy và học tập theo học kỳ và năm học.
5. Tổ chức quản lý và cấp bằng tốt nghiệp, bảng điểm học tập cho sinh viên đại học hệ VLVH theo quy chế, quy định của BGD&ĐT, của Trường.
6. Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế, quy định đào tạo đại học hệ VLVH theo quy chế của BGD&ĐT, quy định của Trường.
7. Quản lý và lưu trữ hồ sơ sinh viên đại học hệ VLVH, điểm thi tuyển sinh, bảng điểm học phần, điểm thi tốt nghiệp của sinh viên theo quy định.
8. Phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức lễ khai giảng, tổng kết trao bằng tốt nghiệp, các hội nghị, hội thảo theo sự phân công của Hiệu trưởng; Đề xuất khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo quy chế của BGD&ĐT, quy định của Trường.
9. Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện tốt kế hoạch tuyển sinh, đào tạo, đảm bảo thời gian, chất lượng đào tạo theo quy chế, quy định của BGD&ĐT, của Trường.
10. Cung cấp danh sách sinh viên hệ VLVH đủ điều kiện dự thi, phối hợp với Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng trong việc tổ chức thi KTHP, thi tốt nghiệp.
11. Cập nhật thông tin của Phòng đăng trên Website của Trường; Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các thiết bị được nhà trường giao.
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

Phần III

QUY TRÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
1. Nhiệm vụ của bộ phận tuyển sinh
a. Xây dựng kế hoạch tuyển sinh hàng năm, soạn thảo các văn bản về liên kết, hợp tác đào tạo, thông báo tuyển sinh các ngành đào tạo đại học, liên thông đại học, Bằng 2 hệ VLVH theo chỉ tiêu hàng năm của BGD&ĐT trình Hiệu trưởng phê duyệt.
b. Phối hợp với các đơn vị có liên quan trong trường và các cơ sở liên kết, hợp tác đào tạo để triển khai kế hoạch tuyển sinh, thiết kế đăng tin tuyển sinh, truyền thông bằng các hình thức quảng cáo trên báo thanh niên, tuổi trẻ, website, bangron, gửi thư cho các tổ chức tài chính - ngân hàng, công ty trên địa bàn các tỉnh phía Nam.
c. Tham mưu, thông qua phòng Tổ chức cán bộ trình Hiệu trưởng ký quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh và các tiểu ban như thanh tra, đề thi, coi thi, thư ký, chấm thi, xử lý trắc nghiệm và phúc khảo (nếu có). Thực hiện lưu trữ và bảo mật các tài liệu liên quan công tác tuyển sinh theo quy định.
d. Tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đăng ký dự thi; xây dựng và ban hành lịch ôn tập, lịch thi tuyển sinh, xây dựng quy trình coi thi, quy chế phổ biến tại phòng thi; nhập dữ liệu thí sinh đăng ký dự thi vào phần mềm tuyển sinh; in giấy báo và danh sách thí sinh dự thi, gửi giấy báo thi cho thí sinh, dán hình của thí sinh vào danh sách tại phòng thi.
e. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài trường tổ chức thực hiện quy trình tuyển sinh theo quy chế tuyển sinh của BGD&ĐT, quy định của Trường.
f. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp hội đồng tuyển sinh về triển khai tổ chức thi, xét tuyển, triệu tập thí sinh trúng tuyển nhập học; trình Hiệu trưởng ký quyết định và danh sách trúng truyển, giấy báo kết quả thi tuyển sinh, giấy báo trúng tuyển nhập học.
g. In và gửi giấy báo điểm thi, giấy báo trúng tuyển nhập học cho thí sinh.
h. Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức đón tiếp, hướng dẫn thí sinh trúng tuyển làm thủ tục nhập học, đăng ký lớp học, nhận cuốn quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, kế hoạch học tập.
i. Chuyển giao danh sách trúng tuyển nhập học cho bộ phận quản lý đào tạo.
j. Phân loại hồ sơ trúng tuyển, không trúng tuyển, hồ sơ nhập học, kết quả tuyển sinh, thực hiện bảo mật theo quy chế của BGD&ĐT, quy định của Trường.
k. Báo cáo BGD&ĐT và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về công tác tuyển sinh

2. Nhiệm vụ của bộ phận xây dựng kế hoạch giảng dạy, thi KTHP, ôn và thi tốt nghiệp

a. Xây dựng kế hoạch giảng dạy và học tập, lịch thi KTHP, kế hoạch bảo vệ khóa luận, ôn tập, giải đáp thắc mắc, lịch thi tốt nghiệp đại học hệ VLVH theo học kỳ và năm học; lập thời khóa biểu chi tiết. Gửi dự thảo kế hoạch để các Phòng, Khoa/Bộ môn có liên quan góp ý và điều chỉnh phù hợp trước khi ban hành.
b. Thông báo kế hoạch giảng dạy, học tập và lịch thi KTHP đến các Phòng, Khoa, Bộ môn, các cơ sở liên kết, hợp tác đào tạo và sinh viên có liên quan.
c. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch giảng dạy để bổ sung điều chỉnh kịp thời.
d. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong trường thống nhất về nhu cầu sử dụng hiệu quả giảng đường học và thi KTHP, thi tốt nghiệp.

3. Nhiệm vụ của bộ phận tổ chức quản lý đào tạo
a. Phân công cán bộ quản lý lớp; lập sổ nhật ký giảng dạy theo từng học phần và gửi giảng viên; tổ chức sinh hoạt lớp; phổ biến quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, kế hoạch học tập cho sinh viên; thông báo quyền lợi, nghĩa vụ của sinh viên trong toàn khóa học; bầu Ban cán sự lớp, đề xuất Trưởng phòng để trình Hiệu trưởng ký quyết định thành lập Ban cán sự điều hành lớp học.
b. Căn cứ sổ nhật ký giảng dạy của giảng viên sau khi kết thúc môn học, lập danh sách sinh viên đủ điều kiện dự thi KTHP gửi phòng Khảo thí và ĐBCL để tổ chức thi KTHP theo lịch thi đã thông báo.
c. Tư vấn, giải đáp thắc mắc cho sinh viên trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập, thi KTHP, thi tốt nghiệp.
d. Cấp giấy chứng nhận, bảng điểm cho sinh viên thuộc thẩm quyền của đơn vị.
e. Đề xuất với lãnh đạo phòng về việc thực hiện các biện pháp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo.
f. Phối hợp với các đơn vị có liên quan trong trường cùng với đơn vị liên kết đào tạo tổ chức thực hiện công tác quản lý đào tạo theo kế hoạch đã thông báo.

4. Bộ phận quản lý, cấp bằng tốt nghiệp, lưu trữ hồ sơ và báo cáo
a. Chuẩn bị nội dung họp hội đồng thi tốt nghiệp để xét điều kiện dự thi tốt nghiệp, xét công nhận tốt nghiệp, khen thưởng sinh viên (nếu có).
- Tổng hợp kết quả điểm toàn khóa học của sinh viên;
- Đối chiếu kết quả điểm thi với cán bộ quản lý lớp;
- Phối hợp Phòng Tài chính – Kế toán kiểm tra tình hình đóng học phí và các khoản lệ phí của sinh viên.
b. Trình Hiệu trưởng ký quyết định và danh sách được công nhận tốt nghiẹp.
c. Chuẩn bị hồ sơ tốt nghiệp trình BGD&ĐT duyệt cấp phôi bằng theo quy định.
d. In dữ liệu vào phôi bằng tốt nghiệp, trình Hiệu trưởng ký, chuyển văn thư đóng dấu. 
e. Kiểm tra đối chiếu và dán hình vào bảng điểm toàn khóa học và sổ cấp bằng tốt nghiệp.
f. Quản lý và cấp bằng tốt nghiệp, bảng điểm toàn khóa học cho sinh viên theo đúng quy chế của BGD&ĐT và quy định của Trường.
g. Xác minh bằng tốt nghiệp hoặc các loại giấy chứng nhận, bảng điểm khi các tổ chức cơ quan, đơn vị ngoài trường yêu cầu.
h. Đối chiếu, xác nhận giờ giảng, coi thi, chấm thi … hoặc cung cấp các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh toán thù lao cho giảng viên, viên chức.
i. Đề xuất hình thức khen thưởng và xử lý kỷ luật sinh viên theo quy chế của BGD&ĐT và quy định của Trường.
j. Thực hiện công tác văn thư, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất, sơ kết, tổng kết, các báo cáo khác có liên quan đến hoạt động của Phòng theo quy định.
k. Quản lý và lưu trữ hồ sơ sinh viên, kết quả tuyển sinh, bảng điểm học phần, thi tốt nghiệp, sổ cấp bằng, bằng tốt nghiệp chưa nhận, phôi bằng chưa sử dụng.
l. Cập nhật và quản lý các thông tin của Phòng trên website của trường.

Phần IV
MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC VÀ CÁCH THỨC LÀM VIỆC
A. Mối quan hệ công tác nội bộ phòng
- Là mối quan hệ hành chính, phối hợp tốt và nêu cao tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ, nhân viên phải chịu trách nhiệm với Ban lãnh đạo Phòng về mọi nhiệm vụ được phân công.
- Mối quan hệ giữa Ban lãnh đạo phòng và nhân viên là mối quan hệ đoàn kết, bình đẳng, hợp tác, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm nhằm thực hiện công tác quản lý và phát triển đào tạo bậc đại học hệ VLVH ngày càng tốt hơn.
1. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng
a. Trưởng phòng là người đại diện của Phòng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng, tham mưu cho Hiệu trưởng về chiến lược phát triển đào tạo bậc đại học hệ VLVH.
b. Thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao theo đúng các quy định pháp luật của Nhà nước, các quy chế, quy định của Nhà trường.
c. Đề xuất với Ban Giám hiệu về chiến lược, kế hoạch, quy trình quản lý, các giải pháp, sáng kiến nhằm giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng.
d. Chuẩn bị kế hoạch tuyển sinh, tổ chức đào tạo, thi tốt nghiệp, dự thảo các quyết định của Hiệu trưởng trong phạm vi chức năng được phân công. Áp dụng các biện pháp thuộc thẩm quyền nhằm thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ được giao.
e. Chủ động thực hiện các hoạt động quảng cáo, tiếp thị nhằm tạo nguồn mở các lớp đào tạo đại học hệ VLVH trong và ngoài trường. Lập kế hoạch tổ chức thi tuyển sinh, tham mưu thành lập hội đồng tuyển sinh.
f. Dự thảo hợp đồng với các đơn vị liên kết đào tạo đề trình Hiệu trưởng ký.
g. Xây dựng cơ cấu tổ chức hoạt động của Phòng; phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ nhân viên; thực hiện quản lý, sử dụng cán bộ, nhân viên theo phân cấp, ủy quyền của Hiệu trưởng.
h. Theo dõi, kiểm tra, đánh giá cán bộ, nhân viên và đề xuất Hiệu trưởng về chính sách đào tạo và phát triển nhân sự của Phòng.
i. Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong Trường thực hiện các nhiệm vụ được giao nhằm hoàn thành tốt công việc của Phòng.
j. Phối hợp với tổ chức Đảng và tổ chức Đoàn thể trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, quy chế dân chủ và các nhiệm vụ khác của Phòng.
k. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức của Phòng thuộc thẩm quyền để cấp trên xem xét và quyết định.
l. Thừa lệnh Hiệu trưởng để ký và cấp các loại giấy chứng nhận, bảng điểm cho sinh viên đại học hệ VLVH theo quy định.
m. Báo cáo công tác của Phòng cho Hiệu trưởng theo định kỳ hoặc đột xuất.
n. Tổ chức và chủ trì các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất của Phòng.
o. Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

2. Trách nhiệm, quyền hạn của Phó trưởng phòng

a. Tuân thủ các quy định pháp luật của Nhà nước, các quy định của Trường và nội quy Phòng liên quan đến chức trách, nhiệm vụ được giao.
b. Chấp hành sự phân công của Trưởng phòng; Giúp việc cho Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số lĩnh vực công tác của Phòng.
c. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về lĩnh vực công tác được phân công.
d. Tham mưu, đề xuất giải pháp, sáng kiến cho Trưởng phòng trong công tác điều hành, quản lý, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức của Phòng.
e. Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong Phòng, với các đơn vị khác trong Trường theo chức trách, nhiệm vụ được phân công.
f. Định kỳ hoặc đột xuất  báo cáo cho Trưởng phòng về kết quả thực hiện các mặt công tác và nhiệm vụ được giao.
g. Ký thay Trưởng phòng trên một số văn bản hành chính theo sự ủy quyền của Trưởng phòng.
h. Khi Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng được ủy quyền (bằng văn bản) thay mặt Trưởng phòng điều hành, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc của Phòng và báo cáo tình hình thực hiện công việc với Trưởng phòng.

3. Trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên

a. Tuân thủ các quy định pháp luật của Nhà nước, các quy chế, quy định của Trường và nội quy của Phòng liên quan đến nhiệm vụ được giao.
b. Chấp hành sự phân công nhiệm vụ của Lãnh đạo Phòng, lập kế hoạch thực hiện, hoàn thành và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
c. Chủ động phối hợp với các đơn vị trong Trường hoặc các đơn vị liên kết đào tạo trong thẩm quyền được phép để thực hiện tốt nhiệm vụ.
d. Tích cực học tập nâng cao trình độ, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, kỹ năng giao tiếp, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đào tạo.
e. Giữ gìn nếp sống lành mạnh, lịch sự, hòa nhã, tận tình, không quan liêu cửa quyền, hách dịch với đồng nghiệp, đối tác và sinh viên; Giữ gìn đoàn kết nội bộ Phòng và với các đơn vị trong toàn Trường.
f. Tham gia đầy đủ các buổi họp định kỳ, đột xuất của Phòng, của Trường. Thảo luận bàn bạc, đóng góp ý kiến cho hoạt động của Phòng, của trường tốt hơn.
g. Tích cực tham gia các hoạt động đoàn thể do Phòng, Nhà trường tổ chức.
h. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị, tài sản chung của Phòng và của trường hợp lý và có hiệu quả; giữ gìn môi trường làm việc sạch đẹp, gọn gàng, khoa học.
k. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công việc được giao, đề xuất với Lãnh đạo phòng các giải pháp, sáng kiến để thực thi nhiệm vụ đạt hiệu quả cao.

B. Mối quan hệ công tác bên ngoài
1. Với Đảng ủy, Ban Giám hiệu:
Phòng Đào tạo Tại chức chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu và thực hiện báo cáo theo quy định về các hoạt động của Phòng. Đồng thời, Phòng hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy thông qua chi bộ Quản lý Đào tạo trực tiếp chỉ đạo.

2. Với các đơn vị trong nội bộ trường

a. Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị có liên quan trong trường để làm việc, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm, hỗ trợ và hợp tác với nhau nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo cho hoạt động của Phòng được ổn định và phát triển.
b. Trao đổi, bàn bạc giải quyết các vấn đề trên tinh thần đoàn kết vì nhiệm vụ chung, hỗ trợ để cùng nhau thực hiện công việc của Phòng với các đơn vị khác trong trường. Các trường hợp vượt thẩm quyền của Trưởng phòng phải báo cáo Ban Giám hiệu xin ý kiến chỉ đạo, điều hành.

3. Với các đơn vị ngoài trường
Giao tiếp và xử lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được quy định trong các quy chế hiện hành của trường đảm bảo nguyên tắc không vượt cấp.  

4. Với các đơn vị được giao dịch theo ủy quyền
Chấp hành sự phân công chỉ đạo của Ban Giám hiệu trong việc ủy quyền giao dịch với đối tác, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao và hoàn thành tốt.

5. Mối quan hệ với người học
a. Tổ chức hướng dẫn sinh viên thực hiện đúng quy chế đào tạo đại học VLVH của BGD&ĐT, các quy định, nội quy của Nhà trường.
b. Sinh viên được tôn trọng và đối xử bình đẳng, được cung cấp đầy đủ thông tin về học tập, rèn luyện, được tham gia các hoạt động khoa học, văn nghệ, thể dục thể thao, được đóng góp các ý kiến nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo.
c. Sinh viên phải tôn trọng cán bộ, giảng viên, viên chức, người lao động trong toàn trường, đoàn kết, thương yêu giúp đỡ nhau trong học tập và rèn luyện.

C. Cách thức làm việc
1. Chế độ làm việc
a. Tất cả cán bộ, nhân viên của Phòng Đào tạo Tại chức làm việc theo đúng quy trình để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được Trưởng phòng phân công.
b. Nhân viên có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao theo yêu cầu cùa Ban lãnh đạo Phòng.
c. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nếu có khó khăn vướng mắc phải báo cáo, đề xuất kịp thời cho Lãnh đạo phòng xem xét, giải quyết.

2. Chế độ sinh hoạt, hội họp
a. Ban lãnh đạo Phòng tham gia đầy đủ các buổi họp định kỳ, đột xuất, các hội nghị, hội thảo khi có thông báo của Trường.
b. Nhân viên của Phòng phải tham gia đầy đủ các cuộc hội, họp định kỳ hoặc đột xuất do Phòng hoặc Nhà trường tổ chức, nếu vì lý do chính đáng không tham dự được phải báo cáo xin phép Lãnh đạo Phòng;
c. Định kỳ mỗi tháng một lần Phòng tổ chức họp tự đánh giá công tác tháng, bàn bạc, rút kinh nghiệm, đề ra chương trình công tác của tháng kế tiếp.
d. Cán bộ, nhân viên của Phòng phải tham gia đầy đủ các hoạt động đoàn thể do Phòng hoặc Nhà trường tổ chức.

3. Chế độ báo cáo, kiểm tra
a. Ban lãnh đạo Phòng thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoặc kiểnm tra đột xuất theo yêu cầu của Trường.
b. Cán bộ, nhân viên có nhiệm vụ báo cáo các hoạt động của mình khi Lãnh đạo Phòng yêu cầu.
c. Thực hiện báo cáo cho Trường theo định kỳ về công tác hàng tuần của Ban lãnh đạo Phòng, công tác tháng, sơ kết học kỳ, tổng kết năm học hoặc các báo cáo đột xuất khác theo thông báo và quy định của Trường.

Phần V
Hiệu lực thi hành và hưởng dẫn, sửa đổi bổ sung
1. Tất cả cán bộ, viên chức phòng Đào tạo tại chức có trách nhiệm thực hiện Quy trình này.
2. Trưởng phòng Đào tạo tại chức chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai, hướng dẫn cán bộ, viên chức của Phòng thực hiện nội dung Quy trình này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có những nội dung chưa phù hợp cần bổ sung, sửa đổi, trên cơ sở các ý kiến đóng góp đề xuất của các thành viên trong phòng, Trưởng phòng Đào tạo tại chức sẽ triệu tập họp Phòng để thảo luận, thống nhất nhằm mục tiêu mang lại hiệu quả cao nhất trong thực thi nhiệm vụ do Hiệu trưởng giao phó.

 

TRƯỞNG PHÒNG
         (Đã ký)